弥生会計を使っていると、「これ昨年はどう処理したっけ?」と前年度の仕訳を確認したい場合があります。こうしたケースで、時間短縮につながる方法をお伝えします。

前年度の仕訳日記帳を確認するのに、「年度切り替え」を使っていませんか?

弥生会計で、前年度の仕訳を確認したいとき、以下の手順で年度を前年に戻してから、仕訳を確認されている方も多いのではないでしょうか。

1.「ファイル」-「年度切り替え」を選択

2.対象となる年度を選択

3.仕訳日記帳や総勘定元帳などで、確認したい仕訳を検索

この方法でも間違いではないのですが、確認する度に年度を切り替える必要があり、また年度の切り替えに時間がかかるケースもあるため、調べるのに意外と時間がかかってしまいます。

「前年度仕訳日記帳」メニューを使ってみよう

そこで、是非試してみていただきたいのが、「前年度仕訳日記帳」のメニューです。使い方の手順は、以下の通りです。

1.「帳簿・伝票」-「前年度仕訳日記帳」を選択

2.画面上に前年度の仕訳日記帳が表示されますので、検索機能で対象となる仕訳を探す

たったこれだけの手順です。年度を切り替える必要がありませんので、調べる時間を短縮することができます。

なお非常に便利な機能ではありますが、

  • 前年度しか調べられない(前々年度の仕訳帳を確認するには、年度切り替えが必要)
  • 仕訳日記帳しか見れないため、複合仕訳を勘定科目で検索すると、仕訳の一部しか表示できない(勘定科目で検索後、再度伝票Noなどで再度検索が必要)

という点は注意いただく必要があります。

仕訳の検索機能、使いこなしていますか?

確認したい仕訳を見つけるためには、検索機能を上手に活用することが重要です。前年度の仕訳だけでなく、当年度の仕訳についても同じことがいえます。

弥生会計の仕訳の検索機能では、いろいろな検索項目を使えます。

主なものでいえば、

  • 日付
  • 金額
  • 摘要(摘要の一部だけ入力しても検索可能)
  • 勘定科目(貸借別に指定も可能)
  • 作業日付
  • 消費税区分(貸借別に指定も可能)
  • 取引タイプ(帳簿取引、入金伝票、出金伝票、振替伝票)

といったものがあります。

チェックする項目が大量にある場合には、Excelに出力した方が早いですが、ちょっとした確認であれば、この機能を使えば手早く行うことができます。

例えば、消費税の非課税売上の内訳を確認したいときは、「仕訳の検索」画面の「消費税」タブで、税区分「非課税売上」にチェックを付けて検索すれば、すぐに対象となる仕訳を確認することができます。

また、よく使う検索条件は保存しておいて、検索する際に呼び出せば、毎回条件指定する必要もありません。

保存方法は、条件を入力し終えたら、「条件名」にわかりやすい名前を入力して「保存」ボタンを押すだけです。

「条件名」に名前を入れたら、右横の「保存」をクリック

次からは、「条件名」のところで選択して呼び出すことができます。

基本的な機能ですが、しっかり使いこなせば、仕事の時間短縮につながります。是非ご活用ください。

得た知識を使うか、使わないか。積み重なれば違いは大きい。

今回ご紹介した、「前年度仕訳日記帳」メニューですが、実は私も昔から知っていたわけではありません。弥生から送付されてくる会報誌に載っていたものです。

この会報誌、いつもサッと目を通すだけですが、それだけでもこうした情報を得られるケースがありますので、やはり情報をチェックするということは大切です。

もちろん時間は限られていますので、すべてをじっくりと確認することはできません。

それでも時間がないからと放置するのではなく、素早くチェックする能力を磨いたり、工夫することは大切です。時間をかけないため、見落としも当然ありますが、チェックしなければ何かを見つける可能性はゼロになってしまいます。

そして、こうして得た知識も知っているだけでは意味がありませ。実際に試して、使ってみないと自分にとって役立つ知識がどうか判断できません。

知識を得て、それが使えるようになれば、「知らない」もしくは「知っていてもやらない」状態と比べて、最終的には大きな差になります。

今回この記事を読まれた方は、是非一度ここに書かれている内容を試してみてください。その上で、自分にとって役立つ機能か判断いただければと思います。