クラウド会計ソフトってご存じですか?

「クラウド会計」という言葉そのものは聞いたことがなくても「フィンテック」という言葉は新聞やテレビ等でお聞きになったことがあると思います。もしかすると”freee”や”MFクラウド”といったテレビコマーシャルを見たことがある方もいらっしゃるかもしれません。

クラウド会計というのは、フィンテックという金融サービスとITが結びつくことにより生活や仕事が便利になる新しいサービスの一つとして位置づけられることが多いです。

「会計」という言葉が含まれていることからわかりますように、従来から市販されていた「会計ソフト」がIT技術によりさらに便利になったとご理解いただければよいでしょう。

従来の会計ソフトと何が違うのか?

クラウド会計ソフトと従来の会計ソフトの主な違いとしては、以下のような項目が挙げられます。

  クラウド会計ソフト 従来の会計ソフト
仕訳の入力方法 データを元に科目・摘要を自動的に作成 すべて手入力が必要
ソフトの改善・改良スピード 対応が早い 対応はあまり早くない
バージョンアップ 不要(自動的に行われる) 必要(毎回作業が発生する)
操作サポートの提供 主にチャットによるサポート 主に電話によるサポート
Macでの使用 ネット接続できれば可能 不可(インストールできない)

最も大きな違いは入力作業の効率化

この中で最も大きな違いは、銀行預金の入出金明細などデータが存在するものについては、それを活用して入力業務をカンタン・ラクにしてしまおうという点です。

具体的に言いますと、ネットバンキングを日常的に使われている方は多いと思いますが、このネットバンキングの中にある入出金明細をクラウド会計ソフトに自動的に取込んでしまおうというものです。

取込んだデータについては、クラウド会計ソフトが摘要から内容を判断して、仕訳の提案をしてくれます。

定型的な取引は事前に登録しておけば自動的に処理してくれる

実際には、提案してくれた仕訳通りに処理できるケースは多くありませんが、毎月定型的に発生する取引については「このように処理してね」という形でクラウド会計ソフトに登録しておくことができます。

例えば、毎月銀行にネットバンキングの手数料を支払っていて、その入出金明細の摘要欄に「WEB手数料」と表示されているとします。

クラウド会計ソフトに、「”WEB手数料”という摘要を含んだ出金データが入ってきたら「支払手数料」で処理する」という風に登録しておけば、出金データを引込むとすぐに「支払手数料」として仕訳を作成してくれるわけです。仕訳の入力の度に「前回これどの勘定科目使ってたっけ?」などと悩む必要もなくなります。

銀行明細以外も取り込むことでさらに効率的に

また、クラウド会計ソフトが対応していれば、ネットバンキングのデータだけではなく、クレジットカードの明細やAmazon・楽天などの売上データを取込むこともできますので、さらなる入力作業の効率化を目指せます。

さらにCSVデータ(Excelで作成できるデータ)の取り込みにも対応していますので、例えば現金出納帳をExcelで作成されているのであれば、現金取引も通常の会計ソフトよりも簡単に入力することが可能です。

会社経営に与えるメリットは?

経理業務の効率化により本業に集中、残業時間の削減

経理を自分でやっている社長さんにとっては、仕訳入力などの経理に割く時間を短縮することができ、売上につながる本業に今まで以上に時間を割くことができます

経理担当者がいる会社にとっても、仕訳入力作業の効率化により担当者の残業時間が減り、ワークライフバランスの改善や人件費の圧縮につなげることが可能です。

Macだけでも運用可能

デザイン系の会社などであれば普段の業務はMacだけど、会計ソフトを使うためだけにWindowsのパソコンを導入しているところもあると思います。もしそうであれば、クラウド会計ソフトに切り替えることにより、Windowsパソコンが不要となり、パソコンにかかる費用を削減することも可能です。

ちなみに、私もプライベートではMacを使いますが、試してみたところ問題なく動作します。今まで会計ソフトのためだけにMacにWindowsをインストールしていた方も、Mac内のストレージ容量をWindowsのために使う必要がなくなります。

パソコンの管理・運用コストの削減

また普段はあまり気にかけない点ですが、ソフトのバージョンアップがあればその都度インストールの作業が必要となります。パソコンを買換えた場合には通常のソフトであれば、再度インストールしなければなりません。

ところがクラウド会計ソフトであれば、サービス提供側で自動的にバージョンアップしてくれますし、パソコンを買換えた場合にもブラウザーでログイン画面を表示してIDとパスワードを入力すれば、すぐに使うことができます。

こうしたパソコンを管理するための時間コストは、気づかないうちに積み上がってしまうものですから、そうしたコストが下がるという点もメリットとして見逃せません。

一度始まった流れは止まらない

話は逸れますが、昔々は銀行からお金を下ろすのに毎回窓口に並んでいましたが、今は(限度額はありますが)ATMですぐに引き出せます。今の時代、わざわざ銀行の窓口に並びたい方はいらっしゃいませんよね。

同様にデータを活用した経理業務の効率化という流れは、もう止まらないところまで来ています。それが証拠に、クラウド会計以外の会計ソフトも徐々に銀行データの取り込みに対応し始めています。

「銀行データの取り込みができるのであれば、従来の会計ソフトでよいのでは?」と思われるかもしれませんが、クラウド会計ソフトは先行してサービスを始めているためデータの取込みやすさが違ったり、それ以外のメリットもありますので、私はクラウド会計ソフトをおすすめします。

MFクラウド会計とfreeeってどう違うの?主な違いを比較!

最後に、クラウド会計ソフトとして取り上げられることの多い、MFクラウド会計とfreeeの主な違いについて触れておきたいと思います。

主な相違点は次の通りです。

  MFクラウド会計 freee
仕訳の自動登録 登録ボタンを押す必要あり 設定すれば自動的に登録可能
銀行明細等の自動取得 可能 可能
補助科目の設定 設定可能 なし(すべてタグで対応)
請求書発行機能 別ソフト(有料)にて提供あり 会計ソフトに含まれている
弥生会計からの移行 容易 少し手間がかかる

個人的な意見ですが、freeeの方が「会計の全自動化」を強く意識していて、「各部門・担当者がデータを入力し、そのデータが経理に集まった時点で決算書が完成している」という姿を目指していると思います。

これだけ聞くと「freeeの方がよいのでは?」とお感じになるかもしれませんが、従来の会計ソフトに慣れている方にとっては、考え方・使い方に慣れるのに一苦労というところもあり、どちらを選ぶかはまさに使う方の考え方次第です。

この考え方の違いが、補助科目の有無や現在広く使われている弥生会計という会計ソフトからの移行の手間にも現れてきます。

どちらも時間をかけて改良されてきていますので、どちらが優れているというわけではありません。まさに一長一短がありますので、現在の経理のやり方や実現したい目的に合せて最適な方を選べばよいでしょう。

以上、税理士である私がクラウド会計をおすすめする理由を説明させていただきました。この記事が皆様のクラウド会計導入の一助になり、経理業務を効率化して時間を生み出す助けになれば幸いです。

もしクラウド会計ソフトの導入にご興味・ご関心がおありでしたら、問合せフォームにて当事務所までお問い合わせ下さい。会計入力でお悩みの皆様の業務を、少しでも楽にできるようお手伝いさせていただきます。